Phần mềm quản lý công ty thương mại – Giải pháp kinh doanh hiệu quả nhất

Nếu như vốn là “nguồn sống” của các công ty, thì phần mềm quản lý công ty thương mại là “chiếc phao cứu sinh” tuyệt vời cho những cá nhân, tổ chức đang hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Cụ thể như thế nào, bài viết sau đây sẽ chia sẻ cho các nhà quản trị hiểu rõ hơn.

Thực trạng sử dụng phần mềm quản lý ở công ty thương mại

Công ty thương mại sẽ có rất nhiều nghiệp vụ và hoạt động cần phải giám sát, theo dõi. Từ lâu các công ty đã mong muốn có thể quản lý tốt nhất các hoạt động. Bởi nhà quản trị hiểu được rằng, túi tiền của bản thân đang dần hao hụt đi vì những hoạt động không cần thiết. Hoạt động cần thiết lại không có hiệu quả.

Không ít các công ty đã ứng dụng phần mềm trong hoạt động quản lý. Song rất nhiều đơn vị lại sử dụng các phần mềm đơn lẻ và rời rạc như: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý doanh nghiệp, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm công nợ,… Việc sử dụng những phần mềm đơn lẻ không chỉ tốn kém chi phí cho công ty. Mà còn khó khăn trong việc quản lý. Bởi các thông tin về tình hình hoạt động của doanh nghiệp rời rạc.  Thông tin giữa các phần mềm không có sự thống nhất và liên kết. Nhà quản trị thường mất nhiều thời gian và công sức khi làm báo cáo tổng hợp.

Vẫn có một số ít các công ty đã tính kỹ lưỡng hơn khi sử dụng các phần mềm. Họ đã sử dụng một phần mềm chuyên biệt và thống nhất hơn trong quản lý. Song họ vẫn chưa hiểu về phần mềm và khai thác tối đa các tính năng.

Đây chính là thực trạng chung trong việc sử dụng phần mềm quản lý tại các công ty thương mại. Chính điều này đã gây ra không ít khó khăn cho các công ty trong quản lý. Điều này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của công ty. Mà còn gây lãng phí và không đảm bảo được chất lượng công việc.

Xem thêm:

Web quản lý nhân sự – Lựa chọn nào tốt nhất cho doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý máy tính nhân viên thực sự hữu ích

Lợi ích của phần mềm quản lý đối với công ty thương mại

Nếu như không nhìn thấy được rõ những lợi ích của phần mềm. Nhất là khi phần mềm có thể giải quyết triệt để những khó khăn đang gặp phải. Thì sẽ rất khó thuyết phục nhà quản trị sử dụng phần mềm cho công ty.

Tạo ra một quy trình làm việc thống nhất

Phần mềm quản lý sẽ giúp nhà quản trị tạo ra một quy trình làm việc thống nhất cho toàn bộ nhân viên. Nhân viên và nhà quản trị sẽ trao đổi công việc trực tiếp trên phần mềm. Tất cả các công việc và hoạt động của công ty sẽ được cập nhật trên phần mềm. Chính nhờ đó nhà quản trị sẽ nắm được tình hình hoạt động của công ty chính xác hơn. Nhà quản trị cũng sẽ nắm bắt được quá trình thực hiện của từng nhân viên. Điều này sẽ giúp nhà quản trị sẽ có cơ sở đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó tạo động lực để giúp nhân viên làm việc có hiệu quả tốt hơn.

Liên kết thông tin dễ dàng giữa các bộ phận

Toàn bộ nhân viên làm việc trực tiếp trên phần mềm. Vì vậy, thông tin trao đổi giữa nhà quản trị và nhân viên, giữa bộ phận và nhân viên, giữa các nhân viên với nhau sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Thông tin sẽ được truyền đi trong tích tắc. Đặc biệt, thông tin truyền tải sẽ rất chính xác, không có sự sai lệch.

Theo dõi báo cáo một cách dễ dàng

Mọi hoạt động và dữ liệu của công ty sẽ được cập nhật trên phần mềm quản lý. Phần mềm sẽ tự động xử lý và tính toán dữ liệu để tạo ra các báo cáo. Bao gồm cả báo cáo tổng thể và báo cáo chi tiết. Nhà quản trị có thể theo dõi các báo cáo trên màn hình tổng quan của phần mềm. Nhờ đó mà nhà quản trị sẽ đưa ra được các quyết định, chỉ đạo và kế hoạch phù hợp. Đồng thời, giảm thiểu tối đa những rủi ro trong kinh doanh của công ty.

Cập nhật thông tin theo thời gian thực

Tất cả những thông tin trên phần mềm quản lý công ty thương mại đều được cập nhật và xử lý trong thời gian thực. Vì vậy, nhà quản trị và nhân viên hoàn toàn có thể nắm bắt được tình hình hoạt động, công việc cụ thể ở thời điểm hiện tại. Điều này sẽ giúp nhà quản trị và nhân viên dễ dàng nắm bắt được các cội kinh doanh. Đồng thời, hạn chế tối đa những rủi ro trong quá trình thực hiện công việc.

Theo dõi chính xác thông tin về hàng hóa

Mọi hoạt động của công ty đều được cập nhật trên phần mềm. Ngay cả những thông tin về tình trạng hàng hóa. Nhờ đó mà nhà quản trị và nhân viên bộ phận bán hàng sẽ nắm bắt được chính xác tình hình hàng hóa của công ty. Điều này sẽ giúp nhà quản trị có kế hoạch nhập hàng phù hợp. Đồng thời nhân viên bán hàng cũng sẽ biết cách phục vụ khách hàng tốt hơn. Đảm bảo tạo cho khách hàng sự uy tín và niềm tin về công ty.

Nắm bắt được tình hình công nợ

Nhờ phần mềm quản lý, nhà quản trị và những bộ phận liên quan sẽ nắm bắt được tình hình công nợ hiện tại của công ty. Từ đó, nhà quản trị sẽ có kế hoạch chi trả và thu nợ hợp lý để đảm bảo hoạt động của công ty. Tránh trường hợp để nợ xấu quá lâu và công ty thiếu vốn để hoạt động.

Những lợi ích này đã được các công ty thương mại ứng dụng phần mềm quản lý chứng minh. Hầu hết các công ty đều nhận thấy sự thay đổi vượt bậc sau khi sử dụng phần mềm. Và họ rất hài lòng về quyết định ứng dụng phần mềm quản lý cho công ty.

Phần mềm không chỉ tạo ra lợi ích với bản thân nhà quản trị, mà hầu hết nhân viên trong công ty đều đều được hưởng lợi. Từ nhân viên bộ phận kinh doanh, nhân viên bộ phận mua/bán hàng hóa, nhân viên kho đến nhân viên kế toán. Tất cả nhân viên trong công ty đều thấy được sự tiện lợi và hiệu quả khi sử dụng phần mềm trong công việc. Công việc được thực hiện đơn giản hơn và chất lượng năng suất công việc được tăng lên rất nhiều.

Các tính năng của phần mềm quản trị công ty thương mại

Để có thể giúp các công ty thương mại có một giải pháp quản lý hiệu quả và tối ưu nhất. Phần mềm được tích hợp nhiều tính năng quan trọng. Có thể kể đến các tính năng nổi bật như:

Quản lý tổng thể các phòng ban

Phần mềm được tích hợp tính năng quản lý tất cả các phòng ban và hoạt động trong công ty. Nhà quản trị sẽ biết được cụ thể các phòng ban, số lượng nhân viên của từng phòng ban. Đồng thời, nhà quản trị có thể phân công công việc cho các phòng ban và theo dõi quá trình thực hiện công việc.

Quản lý thông tin khách hàng

Phần mềm quản lý cho công ty thương mại sẽ cung cấp tính năng quản lý thông tin về khách hàng. Các khách hàng được phân chia theo nhóm và lưu trữ lại. Tất cả những thông tin liên quan đến khách hàng đều sẽ được lưu lại trên phần mềm. Từ thông tin cá nhân, năm sinh, ngày sinh, công việc cho đến số lần mua hàng, giá trị đơn hàng, sản phẩm đã mua. Đặc biệt, phần mềm sẽ giúp nhân viên nhận biết được các khách hàng quan trọng để biết cách chăm sóc tốt hơn. Công ty hoàn toàn có thể chăm sóc khách hàng thông qua phần mềm quản lý công ty.

Quản lý thông tin nhà cung cấp

Phần mềm quản lý công ty thương mại còn cung cấp cả tính năng quản lý thông tin về nhà cung cấp. Phần mềm sẽ thực hiện lưu trữ và phân loại mức độ quan trọng, thân thiết của từng nhà cung cấp.

Ngoài những thông tin về nhà cung cấp, phần mềm sẽ quản lý các thông tin về các lần nhập hàng, số lượng nhập, tổng giá trị đơn hàng, chi tiết các sản phẩm, công nợ,… Các thông tin được lưu trữ lại trên phần mềm rất chi tiết và cụ thể. Nhà quản trị sẽ rất dễ dàng nắm bắt và theo dõi.

Quản lý kho hàng cho công ty

Tính năng quản lý kho của phần mềm sẽ cho phép công ty lưu trữ toàn bộ các thông tin về hàng hóa. Từ số lượng hàng hóa, ngày nhập, lô sản xuất, hạn sử dụng cho đến số lượng hàng tồn kho, hàng lỗi, hàng chờ xuất, hàng trả,…

Đặc biệt, phần mềm sẽ giúp nhà quản trị nắm bắt chính xác giá vốn và các chi phí phát sinh liên quan đến hàng hóa. Nhờ đó nhà quản trị sẽ tính toán để đưa ra một mức giá hợp lý cho sản phẩm.

Quản lý bán hàng

Phần mềm cho công ty thương mại sẽ quản lý tất cả những thông tin về quá trình bán hàng. Nhà quản trị sẽ nắm bắt được các đơn đặt hàng,  loại hàng hóa, số lượng, giá trị, thanh toán và quá trình chăm sóc sau mua. Nhờ đó nhà quản trị sẽ biết cách điều chỉnh và xử lý những phát sinh cần thiết.

Quản lý công nợ

Toàn bộ phần công nợ của công ty sẽ được cập nhật trên phần mềm. Từ công nợ của khách hàng, cho đến công nợ của đối tác, công ty. Các công nợ sẽ được lưu trữ rất chi tiết. Nhà quản trị sẽ biết được thời gian phát sinh công nợ, lịch hẹn thanh toán, nội dung công nợ, hàng hóa và dịch vụ đã mua, hàng trả lại. Với những lịch hẹn công nợ, bạn sẽ được phần mềm thông báo trên trang tổng quan, email hoặc SMS.

Quản lý nhân viên

Ngoài những tính năng kể trên, phần mềm quản lý hoạt động thương mại còn có tính năng quản lý nhân viên. Phần mềm sẽ lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên, công việc phụ trách, quá trình thực hiện công việc, chấm công, tính lương và xuất bảng lương theo yêu cầu.

Ngoài những tính năng nổi bật kể trên, phần mềm còn có những tính năng ưu việt khác như hỗ trọe xuất/nhập dữ liệu, phân quyền theo chức năng, tạo các bảng biểu đo lường kết quả công việc. Đặc biệt nhất là khả năng tùy biến theo từng đặc điểm hoạt động thương mại của công ty.

Với công cụ tìm kiếm được tích hợp trên phần, công ty sẽ dễ dàng thực hiện các tác vụ và các thao tác một các đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng.

Phần mềm quản trị thương mại miễn phí và mất phí nên lựa chọn loại nào?

Cũng như các phần mềm sử dụng trong công việc khác. Phần mềm quản trị cho công ty thương mại cũng gồm có loại miễn phí và mất phí. Tất nhiên, khi tìm hiểu các phần mềm để sử dụng cho công ty. Nhà quản trị sẽ băn khoăn không biết nên sử dụng phần mềm thương mại miễn phí hay mất phí?

Phần mềm quản trị miễn phí

Với những phần mềm miễn phí, tuy không mất chi phí sử dụng hàng tháng, nhưng bị giới hạn về các tính năng sử dụng. Đa số các đơn vị cung cấp phần mềm quản trị công ty thương mại hiện tại đều cho khách hàng dùng thử bản demo. Bản demo phần mềm cũng là một hình thức sử dụng phần mềm miễn phí.

Song hình thức này vừa giới hạn về tính năng, vừa giới hạn về thời gian sử dụng. Đặc biệt, công ty sẽ không nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật. Hoặc nếu có thì sẽ rất hạn chế. Vì vậy, mọi người thường chỉ sử dụng phần mềm miễn phí khi muốn khảo sát và tìm hiểu các tính năng của phần mềm.

Phần mềm quản trị mất phí

Đối với phần mềm mất phí, công ty sẽ mất một khoản chi phí hàng tháng để sử dụng phần mềm. Cũng có nhiều mức phí cho từng gói phần mềm mà công ty có thể lựa chọn. Với những công ty nhỏ, nghiệp vụ và hoạt động ít, có thể lựa chọn gói dịch vụ phần mềm có mức giá thấp hoặc trung bình. Còn với những công ty lớn, nhiều nghiệp vụ, thì nên lựa chọn gói dịch vụ cao cấp. Điều này sẽ đáp ứng được các yêu cầu tốt nhất trong quá trình sử dụng.

Lựa chọn phần mềm thương mại mất phí, công ty sẽ nhận được sự hỗ trợ chu đáo từ đơn vị cung cấp. Đồng thời các tính năng của phần mềm sẽ hoàn thiện hơn và công ty cũng có được những trải nghiệm hoàn hảo hơn.

Việc lựa chọn sử dụng phần mềm miễn phí hay mất phí sẽ nằm ở quyết định của công ty. Nhà quản trị có thể dựa trên yêu cầu và mục đích sử dụng phần mềm quản lý để đưa ra quyết định. Song, theo chia sẻ của các công ty thương mại đã sử dụng phần mềm quản lý. Nếu công ty thực sự muốn thay đổi và có được những bước tiến xa hơn. Thì công ty nên sử dụng phần mềm quản lý mất phí.

Giá phần mềm quản lý công ty thương mại bao nhiêu?

Hiện tại, trên thị trường không có một mức giá chung cho phần mềm quản lý thương mại. Mỗi đơn vị cung cấp phần mềm sẽ có một mức giá riêng. Mặc dù, sự chênh lệch về giá giữa các đơn vị không quá lớn. Nhưng nếu tính đóng chi phí theo chu kì, thì số tiền chênh lệch sẽ tăng lên rất nhiều. Điều này sẽ khiến sự lựa chọn của các công ty bị tác động.

Để đảm bảo chât lượng của phần mềm trong suốt quá trình sử dụng. Nhà quản trị không nên tập trung quá nhiều vào mức giá. Thay vào đó cân nhắc thật kỹ giữa mức giá và chất lương của phần mềm. Nhà quản trị khi tìm hiểu và lựa chon phần mềm quản lý sử dụng nên đặc 2 yếu tố: chất lương và giá cả. Một phần mềm tốt và phù hợp với đặc điểm, hoạt động của công ty sẽ không có một mức giá rẻ và ngược lại.

Mức giá phần mềm quản lý cho công ty thương mại hiện nay dao động khoảng 3 triệu đồng/tháng. Đây là mức giá trung bình với gói phần mềm full chức năng và phù hợp với công ty quy mô vừa và nhỏ. Với những công ty có quy mô lớn sẽ cần gói phần mềm có mức giá cao hơn.

Giá phần mềm quản trị thương mại chịu tác động bởi nhiều yếu tố khác nhau. Do vậy, tùy theo yêu cầu và mục đích sử dụng ở từng công ty sẽ có mức giá cụ thể.

Phần mềm quản lý công ty thương mại tốt nhất hiện nay

Để tận dụng và khai thác được tối đa những lợi ích cùng tính năng của phần mềm quản lý thương mại. Nhà quản trị cần tìm cho công ty một phần mềm phù hợp và tốt nhất. Không phải là một phần mềm cao cấp hay một phần mềm có nhiều tính năng nhất. Nhưng là một phần mềm phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hoạt động của công ty. Giúp tối ưu hóa được quy trình làm việc và hỗ trợ tất cả các phòng ban trong công ty thực hiện tốt công việc. Đặc biệt, hỗ trợ tốt nhất cho nhà quản trị trong việc nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh, bán hàng của công ty.

Là một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực nghiên cứu, xây dựng và phát triển các ứng dụng phần mềm. Phanmemcaocap.com là một địa chỉ tin cậy của rất nhiều công ty, doanh nghiệp lớn, nhỏ khác nhau. Phần mềm quản lý của Phanmemcaocap.com đáp ứng được tốt nhất các yêu cầu của các công ty trong quá trình sử dụng. Cấu trúc phần mềm đơn giản, thân thiện với người dùng; tính năng đầy đủ; thao tác nhanh gọn, dễ dàng; mức giá hợp lý. Tất cả đều hướng đến giúp công ty có một trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng phần mềm.

Là một đơn vị trẻ, nhưng Phanmemcaocap.com lại được nhiều người biết đến. Với thái độ phục vụ nghiêm túc, tận tình và chu đáo. Phần mềm quản lý công ty thương mại của Phanmemcaocap.com, chắc chắn sẽ giúp các công ty thương mại tạo được chỗ đứng vững chắc trên thị trường và vươn xa hơn nữa.

Phanmemcaocap.com

Địa Chỉ: 49B Đường 54, Phường Thảo Điền, Quận 2

Hotline: 089 6688 629 (Phòng Kinh Doanh / HTKT) 

Email: [email protected]

Website: Phanmemcaocap.com